ビジネスシーンにおいて、社会人として知っておくべき様々なマナーがありますね。
「請求書」を取り扱う方。
この取り扱いにもマナーがあるのをご存知でしたか？！
今回は「請求書」を発行し封筒にいれる場合のマナーについてご紹介します。
□ 封筒に請求書を封入する際の基礎知識を解説
封筒に請求書を入れる前にも、行っておくことがいくつかあります。
1つ目は請求書や見積書を封入する際は請求書在中、見積書在中とスタンプを押す、または書いておくこと。
これは、必須というわけではありませんが、通常のダイレクトメールと勘違いして処分されないためや、経理担当の手にスムーズに渡るようにするためです。
横長の封筒なら右下に、縦長の封筒の場合は左下に書いておきましょう。
2つ目は宛名に担当者名を記載すること。
小企業、零細企業や個人宛へ送る際は構いませんが、比較的、大企業宛に送る際は多くの部署を抱えていることも多いため、経理担当者名を書いておく方がより確実に手元に渡ります。
また、ご自身が経理担当で請求書を受け取った場合、何に使ったのか分かりづらいものも存在します。
その際は請求者に連絡をし、何の請求なのかをきちんと確認をしましょう。
3つ目は請求書や見積書は早く送ること。
会社によっては請求書などの扱い方が決まっているので、請求期日が守られないと支払いが期日までにできない可能性もあります。
きちんと請求金額を期日までに受取りたい場合には、ぎりぎりではなく余裕を持って早めに送付するように心がけましょう。
□ 請求書を封筒に入れる際に守るべきマナーとは？
次に、請求書を封筒に入れる際のマナーを紹介します。
＊折り方
一般的な横書きの請求書は、丁寧に3つ折りにすることが基本です。
長形3号にA4、長形4号にB5の請求書を封入する際はそれぞれの折り目の長さが均一になるように3つに折ります。
折り方は紙の下の方を折ってから、上の方を折ること。
こうすることで書類を開いた際にすぐに請求書であることが分かります。
また、送付状も同時に入れる場合は、請求書にの上に送付状を重ねて、3つ折りにすること。
つまり、開封した際に送付状の拝啓という文字が見えるようにしておくことです。
＊入れ方
封筒に入れる前に宛名と請求書の宛先があっているかを確認します。
次に封筒を裏返し、3つ折りに畳んだ請求書の重ねた部分が右側になるように裏側から差し込んで入れるのがマナーです。
これも、開封した際に請求書であることが、すぐに分かるようにするためです。
□まとめ
今回はビジネスで請求書を封筒に入れる際に気を付けることをご紹介しました。
じつは請求書には法律で定められた形式やフォーマットが存在しないため、明確なルールが存在しません。
取引先の企業で設けられているルールを共有し、ビジネスマナーとして最低限、配慮すべき事項を押さえ、スムーズに支払いをしてもらえるよう請求書を発行しましょう。
