ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの中で、返信用封筒の使い方は相手への敬意を示す重要な部分です。
細かなマナーを守ることで、相手に対して礼儀正しい印象を持ってもらえます。
この記事では、返信用封筒の正しい扱い方と、それに伴うマナーについて解説します。
それでは、返す側と送る側、それぞれの立場における適切な封筒の返し方を学んでいきましょう。
□ 返す側の封筒の返し方マナー
返信用封筒を使う際には、相手への配慮が求められます。
ここでは、具体的なマナーを以下のポイントで紹介します。
1:宛名の適切な消し方
宛名部分に書かれた「行」や「宛」は、二重線で丁寧に消し、「様」または「御中」に書き直すことが基本です。
個人宛ての場合は「様」、企業や団体宛ての場合は「御中」を使用します。
この際、フリーハンドではなく、定規を使って線を引くことで、きちんとした印象を与えられます。
2:差出人情報の記入
返信者の情報は封筒の裏面に記入します。
縦長の封筒の場合は左下、横長の場合は下部の中央に位置するようにしましょう。
記入する際には、返信用封筒に事前に設けられている欄があればそこを利用し、自分の名前の後の「様」は消すことがマナーです。
3:切手の扱い
返信用封筒に切手が貼付されているか、「料金後納郵便」となっているかを確認します。
どちらも用意されていない場合は、自分で切手を用意し、郵便窓口で重さを計量してもらい、正しい料金を確認することが大切です。
□ 送る側の返信用封筒のマナー
返信用封筒を用意する際、送る側が守るべきマナーも存在します。
これにより、受け取った側が返信しやすい状態を整えられます。
1:宛名の正しい書き方
返信用封筒には、送る側が宛名を「行」や「宛」で記入した後、受け取った側がこれを消して「様」や「御中」に書き直すスペースを考慮する必要があります。
宛名は清潔感を持って、規則正しく記入することが重要です。
2:切手の準備と料金の確認
可能な限り切手を貼り、料金受取人払いにすることで、受け取った側の手間を省きます。
切手が必要な場合は、正確な料金を確認し、料金不足にならないようにすることが、送る側の責任です。
3:封筒の封じ方
封筒は通常の接着剤で封をし、セロハンテープやホッチキスの使用は避けましょう。
これにより中の書類が損傷することなく、丁寧に風を閉じられます。
□ まとめ
返信用封筒の使用における正しいマナーを守ることは、ビジネスマナーの基本の一つです。
返す側としても、送る側としても、相手への敬意を表し、スムーズなコミュニケーションを図るために、ここで解説したポイントを守っていただきたいと思います。
お互いにとって有益な関係を築くためにも、送り方、返し方には気を付けてください。
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