ビジネスシーンで書類作成や郵送業務を行う機会が多いあなた。
封筒に入れる向きや書類の折り方、ビジネス文書のマナーに不安はありませんか。
相手に失礼なく、スムーズなコミュニケーションを図るために、正しい知識と実践的なスキルを身につけましょう。
この記事では、封筒に入れる向きや書類の折り方、ビジネス文書のマナーに関する具体的な方法や注意点、そしてその理由をわかりやすく解説します。
□ 封筒に入れる向きと書類の折り方の基本
ビジネス文書を封筒に入れる際、最も基本となるのは、封筒の種類によって適切な折り方と向きがあるということです。
ここでは、和封筒と洋封筒に分けて、具体的な方法とマナーを解説します。
＊和封筒の場合
和封筒に書類を入れる場合は、三つ折りが基本です。
書類の文章面を表にし、下から3分の1のところを折り上げます。
次に、上から3分の1のところを折り下げます。
このように折ると、封筒を開いたときに文章の書き出しが最初に目に入るようになり、相手へ配慮できます。
封筒のサイズによっては四つ折りでも良いでしょう。
四つ折りの場合は、下から半分に折り上げてから、もう一度下から半分に折り上げます。
＊洋封筒の場合
洋封筒の場合は、漢字の『十』のような折り目になるように、四つ折りにするのが基本です。
縦書きの場合は、文章面を表にし、最初に左から右へ半分に折り、次に下から上へ半分に折ります。
横書きの場合は、最初に下から上へ半分に折り、次に右から左へ半分に折ります。
＊その他の場合
書類や封筒のサイズによっては、二つ折りや三つ折りでも問題ありません。
しかし、四つ折りにしたいがために不自然な封入をしてしまうことは、マナー違反となるため注意が必要です。
また、折りたたむ際には、宛名部分を折らないようにしましょう。
相手への配慮を忘れずに、丁寧に折りたたむことが大切です。
□ 封筒に入れる向きと書類の折り方の注意点
封筒に入れる向きや書類の折り方は、基本的なマナーを理解していれば難しくありません。
しかし、窓付き封筒や折らない書類など、ケースによっては注意すべき点があります。
ここでは、より深い知識を解説します。
1:窓付き封筒の場合
請求書など、宛名が印刷されている書類を窓付き封筒に入れる場合は、窓の位置に宛名が表示されるように「Z折り」にするのが一般的です。
「Z折り」とは、書類の上の部分が表に、下の部分が内側になるように折りたたむ方法です。
この折り方をすることで、宛名書きやラベル貼り付けの手間を省き、封入作業を効率的に行えます。
2:宛名部分を折らない
宛名部分を折ってしまうと、相手への失礼にあたるため、注意が必要です。
特に、窓付き封筒の場合、宛名部分が隠れてしまい、配達できない可能性があります。
3:折らない書類の場合
履歴書や職務経歴書など、折らない書類を封筒に入れる場合は、封筒の表面（宛名面）と書類の表面を揃えるようにしましょう。
封筒の表面から開封したときに、書類の表面が見えるようにすることが大切です。
□ まとめ
封筒に入れる向きや書類の折り方は、一見、簡単なようで、実は奥深いものです。
相手への配慮と、スムーズなコミュニケーションを心がけるためにも、基本的なマナーを理解し、適切な方法を実践することが重要です。
この記事で紹介した内容を参考にして、相手に失礼なく、気持ちの良いビジネスコミュニケーションを図りましょう。
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