近年はテクノロジーが目覚ましい発展を遂げているので、メールなどでやり取りをするケースがほとんどでしょう。
ですが、ビジネスの場では封筒を用いた文書でのやり取りをする場合もありますよね。
封筒にはさまざまなルールがあるので注意が必要です。
そこで今回は、知っておきたい封筒のルールについてご紹介します。
□封筒に関するルールとは？
封筒を使ってやり取りをする際には、細かいルールがあることをご存じでしょうか。
ここからは知っておきたい封筒のルールとして、まずは宛名を書く際のルールを3つ紹介します。
1つ目は、縦書きです。
目上の方や先方にビジネスのやり取りをする際には、縦書きで書くことが推奨されています。
なぜなら、縦書きは礼儀正しい印象を与えられるからです。
ただし、場合によっては横書きの方が好ましいケースもあります。
例えば、結婚式の招待状や挨拶状などであれば、横書きで書くことが一般的であるため覚えておきましょう。
2つ目は、手書きすることです。
最近では、パソコンを利用して作成したものに宛名ラベルを張り付けて送るという方法もありますが、手書きの方がより丁寧な印象を与えられます。
また目上の方に向けて何かを書く際やビジネスの場面で封筒を用いる際は、万年筆を使用して書いてみると良いでしょう。
3つ目は、省略して書かないことです。
会社名や住所などを省略して書くのは避けるようにしましょう。
なぜなら、場合によっては失礼にあたる可能性があるからです。
次に、封筒を閉じる際のルールについて2つ紹介します。
1つ目は、封字を書くことです。
これは相手に対して、きちんと封をしたという印になるので欠かせません。
ビジネスの場に限らず、重要なやり取りをする際の必須事項なので忘れないようにしましょう。
2つ目は、封をする際にはのりや両面テープを使うことです。
封筒を用いてやり取りするのならば、セロハンテープなどで封をするのは避けるようにしましょう。
なぜなら、雑な印象を与えてしまう可能性があるからです。
このように封筒でやり取りをする際には、さまざまなルールがあるので気をつけて確認できると良いでしょう。
□注意したい封筒の種類と色について
封筒は書き方や閉じ方だけではなく、封筒選びにも注意が必要です。
ここからは、特に注意したい封筒の種類と色についてご紹介します。
まずは、茶封筒の使用方法です。
この色の封筒は私生活の中でもよく使うので、身近な印象がありますよね。
しかし、ビジネスの場でこの色の封筒を使う際は注意が必要です。
特に重要文書の取引をする際は、マナー違反にあたる可能性があるため、使用は極力避けられると良いでしょう。
次に、和封筒の使用方法です。
社名入りのタイプは、事務的なやり取りをする際に使用するのが一般的なので、重要文書のやり取りには不向きです。
また、和封筒は1重のタイプと2重のタイプがあり、それらも時と場合によって使い分ける必要があります。
1重のタイプはお見舞い状などを送る際に使用し、2重のタイプはお礼状などを送る際に使用しましょう。
□まとめ
今回は、知っておきたい封筒のルールについて紹介しました。
封筒のルールを知らないまま使っていると、気が付かないうちにマナー違反をしてしまう恐れがあるので注意が必要です。
ぜひこの記事で紹介したことを参考にして、正しく封筒を使いましょう。
