封筒の書式は第一印象を決める上で重要な要素の1つです。
しかし、封筒のビジネスマナーについて良く知らないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、覚えておきたい封筒のビジネスマナーや封筒の封をする前に確認すべきポイントを紹介します。
Contents
□ビジネスマナーを守った正しい敬称の使い方とは
＊会社宛や担当部署あての敬称
宛名が会社名だけの場合は、会社名の下に「御中」と入れましょう。
担当部署まで記載する場合は、担当部署名の下に「御中」と入れます。
担当部署名が長くて一行で収まらないこともあるでしょう。
その場合は、会社名で改行し、部署名を書いても問題ありません。
会社名と担当部署名の両方を宛名に書く場合は、両方に「御中」を入れるのは間違いです。
＊肩書きや役職者あての継承
宛名に「様」のみを入れます。
肩書きや役職を宛名に入れる場合は肩書き、宛名、様の順で書きましょう。
社長や先生などの肩書きを書く際は、「様」を入れる必要はありません。
また、「殿」は目下の者に使う言葉とされているため、様の代わりとして使用することは、避けた方が良いでしょう。
＊返信用封筒の継承
ビジネス文書を郵送する際に、返信用の封筒を同封することもあります。
この場合は、返信用封筒の表にだけ自分の住所や会社名、部署名、名前を記載し、名前の下に「宛」を入れましょう。
返信用封筒を使用して相手先に送る場合は、名前の下に何も記載がなければ、適した「敬称」を入れます。
名前の下に「宛」が入っているときは、二重線で消し、その横に適した「敬称」を入れます。
□封筒の封をする前に確認すべきポイントとは
宛名を書き終わった後に確認すべきポイントは4つあります。
1つ目は、便箋を2枚以上使うことです。
以前は、白色の便箋を1枚付けることが一般的でした。
現在はそこまでこだわる必要はありません。
しかし、2枚以上書くことがマナーとされています。
2つ目は、便箋を三つ折りまたは四つ折りにすることです。
封筒の大きさに合わせて折り方を変えると良いでしょう。
洋封筒は四つ折りが一般的です。
折るときは、角がそろうように注意しましょう。
3つ目は二重封筒を使うことです。
正式な手紙は、封筒の内側に薄い紙がある二重封筒を使用します。
しかし、弔事の場合は、「不幸が重ならないように」という意味から、使わないのがマナーなので、注意してください。
4つ目は、封はのりで貼り付けることです。
中の便箋や封筒同士がくっつかないように気を付けましょう。
セロハンテープやホッチキスは使用しないのがマナーです。
□まとめ
今回は、覚えておきたい封筒におけるビジネスマナーや封筒の封をする前に確認すべきポイントを紹介しました。
間違った敬称を相手に付けることは、失礼に当たるため注意してください。
また、郵送する前には便箋の扱いや封の閉じ方を確認しましょう。
