返信用封筒の書き方【差出人・宛名・切手】送る際の注意点も解説

仕事で書類をやり取りする機会があり、返信用封筒の準備や送り方を正しく知りたいと考えているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
しかし、返信用封筒の書き方や送付方法が分からず、相手に失礼な印象を与えてしまうことを懸念している方もいるかもしれません。

本記事では、返信用封筒の準備から送付まで、具体的な書き方や注意点、マナーを分かりやすく解説します。

Contents

□ 自分が差出人となって返信用封筒を書く際の書き方や送り方とは？

1:封筒を用意する

返信用封筒を用意する際は、用途に合わせて色とサイズを考えましょう。

・色は白がおすすめ

ビジネスシーンでは、無地の白封筒がおすすめです。
白封筒は茶封筒と比べてフォーマルな印象を与えるため、相手に失礼な印象を与えません。
会社に社名とロゴを印刷した封筒がある場合は、それを使っても問題ありません。

・大きさは書類のサイズに合わせる

返信用封筒の大きさは、返送してもらう書類のサイズに合わせて決めるといいでしょう。
ビジネスシーンで一般的な書類のサイズは、A4、もしくはB5です。

・のり付き封筒がおすすめ

相手が封をする際の手間を減らせるため、のり付きの封筒を用意するのも心配りの1つです。

2:表面に住所と宛名を書く

・宛名を書く際の注意点

返送してもらいたい場所の住所と宛名を書きます。
宛名の末尾には「御中」や「様」ではなく、組織名には「行」、個人名には「宛」と書きましょう。

・会社名と部署名がある場合の書き方

会社の名称と部署名がある場合は、「株式会社〇〇　営業部行」のように書きましょう。

3:裏面は何も書かない

裏面には何も書く必要はありません。
相手の手間を省くために差出人の住所、氏名を書いてしまうのはかえって失礼に当たります。
相手に書いてもらうようにしましょう。

4:切手を貼る

返信用封筒の場合、準備する側が切手を貼ります。
切手の金額は封筒の大きさと返信される書類を含めた重さで変わります。

1:宛名の「宛」「行」を二重線で消して「様」「御中」に変更する

・書き直す際の注意点

返信用封筒の表面の宛名は、「株式会社〇〇　（個人名）宛」「株式会社〇〇　（部署名）行」のように書かれています。
返信する際は、この「宛」「行」を二重線で消し、個人名は「様」に、部署名は「御中」に書き直すのがマナーです。

・二重線の書き方
二重線の書き方は特に決まりはありませんが、一般的には縦書きには縦線か斜線、横書きには横線で消します。

・「係」がある場合の書き方

宛名に「株式会社〇〇　□□係」と書かれている場合は、「係」を消さず、「□□係　御中」と御中を追記しましょう。

2:裏面に自分の住所、氏名を書く

表面の訂正が済んだら、裏面に自分の住所、氏名を記載します。
書き方は通常の封筒と同様で、縦長の封筒の場合は中央もしくは左下に縦書きで書きます。
差出人の住所、氏名の記入欄が表面にあらかじめ印刷されている場合は、裏面ではなく、表面の所定の欄に記入しましょう。

3:添え状（送付状）を入れる

返信用封筒には添え状を同封しましょう。
添え状に記載するおもな内容は次のとおりです。

・送付する日付
・相手の会社名、氏名
・自分の会社名、氏名
・あいさつ
・本文
・同封する書類名、枚数

添え状にこれらの記載があれば、受け取った側は、相手がどのような書類を、いつ、何枚送ってきたのかを一目で確認できます。

4:封をしたら「〆」や「封」を記入する

「〆」や「封」は、のりで閉じた封筒のフタと本体にまたがって記入します。
このマークは、封が切られた際にフタと本体にまたがったマークが外れ、元に戻しても位置がずれるため、本人以外の人に封が切られることを防ぐ意味があります。

返信用封筒は、相手に失礼なく書類を返送するための重要なアイテムです。
相手に失礼な印象を与えないためにも、正しい書き方と送付方法を理解しておきましょう。
本記事で紹介した内容を参考に、相手に気持ちよく書類を返送できるよう心がけましょう。