大切な書類のやり取り、返信用封筒の書き方に迷っていませんか。
ビジネスシーンや就職活動では、返信用封筒の正しい書き方が、相手に与える印象を大きく左右します。
今回は、返信用封筒の裏面の書き方について、基本的なマナーから応用的な知識まで解説します。
Contents
返信用封筒の裏面書き方・基本マナー
宛名面の修正方法・敬称の書き換え
返信用封筒が届いた際、宛名面に「行」や「宛」といった表記がある場合があります。
これは、個人名ではなく部署名や団体名宛てに送られたことを示しています。
しかし、返信する際には、より丁寧な印象を与えるため、「様」または「御中」に書き換える必要があります。
「行」や「宛」は、縦書きの場合は縦に二重線を、横書きの場合は横に二重線を引いて消し、「様」または「御中」を書き加えます。
個人宛であれば「様」、企業や団体宛であれば「御中」を使用します。
複数名宛ての場合は、各氏名の後に「様」を付け加えます。
裏面への氏名・住所の記入方法・書き方
返信用封筒の裏面には、自分の住所と氏名を記入します。
書き方は、宛名面と同様、縦書きか横書きで統一します。
宛名面が縦書きであれば、裏面も縦書きで左側に住所、左下に氏名を記入します。
横書きであれば、下部に住所、その下に氏名を記入します。
郵便番号は住所の前に記入し、住所と氏名は丁寧に、読みやすいように書きましょう。
就活の場合は、学校名や学部名も忘れずに記入してください。
すでに差出人の情報が記入されている場合、その氏名の後に「様」が付いている可能性があります。
その場合は、「様」を二重線で消して返信しましょう。
重要書類の扱い・封の閉じ方
契約書などの重要書類を送る際は、封筒の閉じ方に注意が必要です。
封をした後に、封じ目に「〆」の文字を書き加えることで、未開封であることを示し、開封されていないことを確認できます。
これは、書類の改ざん防止にも繋がります。
「〆」は漢字で書き、記号や他の文字を使用しないようにしましょう。
切手の貼り方と料金の確認方法
返信用封筒に切手が貼付されている場合は、そのまま使用できますが、切手が不足している場合や、切手が貼られていない場合は、適切な料金の切手を追加で貼る必要があります。
切手の料金は、封入する書類の重さやサイズによって異なります。
郵便局のホームページなどで料金を確認し、不足なく貼付しましょう。
定形郵便物、定形外郵便物など、郵便物の種類によって料金が異なる点に注意しましょう。
送付方法の確認と注意点
送付方法に指定がある場合は、必ず指示に従いましょう。
速達など、特別な送付方法を指定されている場合、通常の料金とは別に速達料金が必要になります。
また、期日までに届くように余裕を持って発送することを心がけましょう。
返信用封筒作成と応用的なマナー
自分で返信用封筒を作る際の注意点
自分で返信用封筒を作成する場合は、A4サイズを3つ折りにして入れることができる長形3号の封筒が一般的です。
しかし、送る書類のサイズによっては、より大きな封筒が必要になる場合があります。
宛名には自分の住所と氏名を記入し、氏名には「行」を付け加えます。
裏面には何も書きません。
切手は、送る書類の重さやサイズに応じて適切な料金のものを貼付しましょう。
添え状の必要性と書き方
返信用封筒を使用する際に、添え状は必ずしも必要ではありません。
しかし、重要な書類を送る場合や、複数の書類を送る場合など、状況によっては添え状を同封することで、より丁寧な印象を与えることができます。
添え状には、送付する書類の内容や送付理由などを簡潔に記述します。
書き間違いの修正方法
返信用封筒に書き間違いがあった場合は、修正液や修正テープを使用せず、二重線を引いて訂正しましょう。
縦書きの場合は、二重線の右側に、横書きの場合は二重線の上側に正しい情報を書き加えます。
こすって消えるタイプのボールペンは使用しないように注意しましょう。
まとめ
今回は、返信用封筒の裏面の書き方について、基本的なマナーから応用的な知識までを解説しました。
ビジネスシーンや就活シーンで、相手に好印象を与えられるよう、丁寧な書き方を心がけましょう。
封筒印刷の情報ページもご覧ください。
