「取引先向けの封筒を扱う際に失敗したくないので、注意点について知りたい。」
とお悩みの方へ。
今日はビジネスで封筒を使用する際の注意点について紹介します。
□ ビジネスの場で封筒を使用する際の注意点
大きく2つの注意点を紹介します。
1つ目は、宛名の表記方法についてです。
取引先の相手の名前や役職を記載する際は、住所や宛名を省略せずに記載すること。
また、文字の大きさにも注意が必要です。
ビジネス上では、マナーを逸脱すると相手に不快感を与える場合があります。
業務を円滑に遂行するためにも、事前に表記方法を頭に入れておきましょう。
2つ目は、差出人名の記載についてです。
一般的に、差出人情報は封筒の裏側に記載します。
ビジネス上、封筒を頻繁に利用する企業であれば、事前に情報が記載されている場合が多いので、個人的に情報を付け足す必要はありません。
□ 発送方法について紹介します！
封筒の表記や内容物も大事ですが、発送方法にも注意が必要です。
今回は、代表的な発送方法を4つ紹介します。
1つ目は、普通郵便です。
一番メジャーな発送方法で、記録や追跡機能が搭載されていません。
その分料金が安くなっていますが、郵便物が紛失したり、中身が破損したりしても、一切補償の対象になりませんので、重要な書類を発送する場合には、他の方法を検討しましょう。
2つ目は、簡易書留です。
簡易書留を選択すれば、郵便物が発送されてから到着するまでの記録が残ります。
何らかの事故が起こった場合、最大5万円まで賠償の対象になりますので、重要書類を発送する場合におすすめの方法です。
3つ目は、特定記録です。
簡易書留と同様に、発送時から到着時までの記録が残ります。
簡易書留は到着時に手渡しで相手の元に届けられますが、特定記録の場合はポストに投函される点が違います。
4つ目は、レターパックです。
こちらも、発送時から到着時までの記録が残る方法です。
日本郵便指定の封筒を使用しなければ発送の対象にならない点に注意しましょう。
□ まとめ
ここまで、ビジネスで封筒を使用する際の、注意点についてご紹介してきました。
封筒の中身に注力しすぎて、発送や宛名の記載を疎かにしてしまっては、受け取った取引先の印象は悪くなってしまいます。
マナーに則って、最後まで正確に行いましょう。
