返信用封筒は、ビジネスシーンにおいて相手に書類などを返送してもらう際に欠かせないものです。
しかし、その書き方や送り方には、相手に失礼なく、円滑なコミュニケーションを実現するためのマナーが存在します。
返信封筒のマナーの基本
返信用封筒の書き方や送り方のマナーは、相手への配慮を示す重要な要素です。
相手に失礼のない、丁寧な印象を与える返信用封筒を作成するためには、以下の点を意識しましょう。
1: 宛名の書き方
返信用封筒の宛名は、通常「株式会社〇〇 △△（個人名）宛」や「株式会社〇〇 △△部（部署名） 行」といった形式で書かれています。
しかし、そのまま返送すると失礼にあたる可能性があるため、敬称への修正が必要です。
返信用封筒を返す際は、宛名の「行」や「宛」を二重線で消し、「様」や「御中」に書き換えましょう。
個人宛の場合は「様」、企業や団体宛の場合は「御中」を使用します。
2: うら面の書き方
返信用封筒の裏面には、差出人の氏名と住所を書きましょう。
ただし、相手が自分の名前を書く代わりに印鑑を押している場合は、印鑑の後に「様」と書き、印鑑の上には二重線を引かないようにしましょう。
3: 封じ目の書き方
重要書類の場合は、封筒のふた部分に「〆」と書きましょう。
これは、封筒が開封されていないことを示す印として、相手に安心感を与える効果があります。
4: 切手の貼り方
返信用封筒には、切手を貼る必要があります。
切手の金額は、封筒の大きさや返信される書類の重さによって異なります。
相手が返信する際に、不足分の切手を貼らなくて済むように、余裕を持った金額の切手を貼りましょう。
自分が返信用封筒を用意する際の注意点
自分が返信用封筒を用意する際は、相手がスムーズに返信できるように、以下の点に注意しましょう。
1: 封筒の種類とサイズ
返信用封筒は、白無地の封筒を使用するのが一般的です。
茶封筒は請求書など実用的な用途に用いられることが多いですが、白無地の封筒はよりフォーマルな印象を与えます。
封筒のサイズは、返送してもらう書類のサイズに合わせて選びましょう。
2: 切手の貼り方
返信用封筒の場合、切手は送付する側が貼ります。
切手の金額は、封筒の大きさや返信される書類の重さによって異なります。
相手が返信する際に、不足分の切手を貼らなくて済むように、余裕を持った金額の切手を貼りましょう。
3: 返信用封筒の送り方
返信用封筒は、一緒に送る書類とは別に、封筒に入れて送るようにしましょう。
書類と一緒に封筒に入れてしまうと、返信用封筒が破損したり、紛失したりする可能性があります。
まとめ
返信用封筒のマナーは、相手への配慮を示す大切な要素です。
相手に失礼のない、丁寧な印象を与える返信用封筒を作成することで、円滑なコミュニケーションを実現できます。
宛名の書き方、うら面の書き方、封じ目の書き方、切手の貼り方など、基本的なマナーを理解し、相手に気持ちよく返信してもらえるような返信用封筒を用意しましょう。
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