ビジネスシーンにおいて、領収書の送付は重要なマナーの一つです。
相手に失礼なく、かつスムーズに受け取ってもらうためには、封筒への入れ方や向きに注意が必要です。
今回は、領収書を封筒に入れる際の正しい向きや方法について、具体的な手順と注意点と共に解説します。
Contents
領収書を封筒に入れる際の正しい向きと方法
基本的なマナーと注意点
領収書を封筒に入れる際には、まず書類の向きを意識することが大切です。
縦書きの領収書は縦向きに、横書きの領収書は横向きに封入するのが基本です。
ただし、送付状を同封する場合は、送付状の向きを優先し、領収書はその配置に合わせて入れるのがマナーです。
また、封筒の開閉口から書類を取り出した際に、すぐに内容が確認できるように配慮しましょう。
大切なのは、相手への配慮です。
慌ただしいビジネスシーンにおいて、スムーズな書類の確認は円滑なコミュニケーションに繋がります。
さらに、領収書が破損しないよう、丁寧に扱うことも重要です。
特に、雨などで濡れないよう、ビニール袋やクリアファイルに入れてから封筒に入れると安心です。
また、封筒のサイズも重要です。
領収書のサイズに合わせて適切な封筒を選びましょう。
長形3号封筒や角形2号封筒は、ビジネスシーンで広く使用されています。
封筒の種類別の入れ方・向き
封筒の種類によって、領収書の入れ方や向きは異なります。
ここでは、代表的な封筒の種類について、具体的な入れ方を解説します。
長形3号封筒の場合
長形3号封筒は、A4サイズの書類を三つ折りにして入れるのに適したサイズです。
領収書を三つ折りにして入れる場合、宛名面が上になるように配置します。
縦書きの領収書であれば、下部を先に折り、上部が封筒の上になるように入れましょう。
横書きの場合は、右側を先に折り、左側が封筒の上になるようにします。
送付状を同封する際は、送付状を一番上に配置し、領収書はその下に重ねて入れましょう。
角形2号封筒の場合
角形2号封筒は、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れることができる大きな封筒です。
領収書をそのまま入れる場合は、宛名面が上になるように配置します。
複数枚の領収書を同封する場合は、クリアファイルなどにまとめてから封入すると、書類の破損を防ぐことができます。
送付状を同封する場合は、領収書の上に重ねて入れましょう。
その他の封筒の場合
長形4号封筒や洋形封筒など、その他の封筒を使用する場合は、書類のサイズに合わせて折りたたむ必要があります。
この際も、宛名面が上になるように、そして受け取る側がスムーズに内容を確認できるように配慮して封入しましょう。
送付状や「領収書在中」表記の書き方・注意点
送付状の書き方と封入方法
送付状は、領収書を送付する理由や内容を簡潔に記したものです。
宛名、日付、件名、本文、差出人の情報を明記しましょう。
本文では、領収書の送付理由、金額、取引内容などを具体的に記述します。
送付状は、領収書よりも上に配置し、相手が最初に目にするようにします。
「領収書在中」の正しい表記位置と書き方
「領収書在中」の表記は、封筒の左下に書くのが一般的です。
縦書きの場合は左下に、横書きの場合は右下に書きましょう。
黒または青色のペンで、はっきりと読みやすいように書きましょう。
赤色は避けた方が無難です。
四角で囲むと、より目立ちます。
その他添え書きの例
「重要書類在中」や「至急」などの添え書きも、状況に応じて活用しましょう。
ただし、過剰な添え書きは逆効果になる可能性もあるため、必要最小限に留めることが大切です。
まとめ
領収書の封筒への入れ方や向きは、ビジネスシーンにおける重要なマナーです。
今回はご紹介したポイントを参考に、相手への配慮を忘れずに、正確で丁寧な書類の送付を心がけましょう。
封筒の種類、書類の向き、送付状の有無など、様々な要素を考慮し、相手に好印象を与えられるよう、細やかな配慮を心がけることが大切です。
封筒印刷の情報ページもご覧ください。
